O que pode fazer para aumentar a sua produtividade?

Chega ao final do dia de trabalho sem conseguir cumprir as tarefas que definiu para a manhã? Infelizmente esta é uma experiência comum para inúmeros profissionais. Sendo certo que o excesso de volume de trabalho pode ser uma das principais justificações, tente analisar os seus métodos de trabalho atuais e avalie se é possível aumentar a sua produtividade.

O segredo para uma maior produtividade é simples: não precisa de trabalhar mais, mas sim melhor. Dedicar todos os minutos do seu dia a trabalhar ou fazer horas extra regularmente não são estratégias eficazes. Pelo contrário, podem inclusive funcionar como entraves à produtividade, capazes de prejudicar a qualidade do seu trabalho. Por outro lado, um maior equilíbrio entre a vida pessoal e profissional, assim como a definição de períodos de descanso, são dois fatores essenciais para a sua capacidade produtiva.

Mas afinal, porque devemos prestar atenção ao nosso nível de produtividade? Não é apenas a sua empresa ou organização que vai beneficiar com um acréscimo da sua capacidade de resposta, existem também benefícios a nível individual que espelham a importância deste tema:

• Promove a sua saúde mental e bem-estar

De acordo com o Centre for the Understanding of Sustainable Prosperity, uma saúde mental menos cuidada está fortemente relacionada com a perda de produtividade e com o acréscimo de horas extraordinárias no local de trabalho. Encontrar equilíbrio entre a vida pessoal e profissional é um passo importante para melhorar a sua produtividade.

• Aumento do lucro das empresas e redução de custos

Se uma empresa produz mais em menos tempo, logicamente tem maior capacidade para produzir ou responder a desafios do mercado. Maximizar os níveis de produtividade de cada colaborar é assim fundamental para o crescimento de qualquer negócio.

• Maior satisfação profissional

Ao ter a capacidade de contribuir ativamente para o sucesso da sua organização, os colaboradores sentem um renovado sentido de propósito. Habitualmente, quanto maior for a produtividade de uma pessoa, maior será a sua satisfação no local de trabalho.

• Estimular da inovação

Quando os colaboradores têm bons níveis de produtividade, as empresas beneficiam desse nível de excelência nos seus processos. Assim, existe uma maior abertura para a inovação e para o encontrar de melhores soluções no quotidiano.

Dicas para aumentar a produtividade

Agora que sabe a importância da produtividade para a sua vida profissional, resta saber o que pode fazer para a melhorar. A sua vida não precisa de uma mudança radical, basta adotar pequenas estratégias e evitar alguns hábitos menos eficazes, seja no local de trabalho ou em casa.

No local de trabalho

1. Defina prioridades

Talvez o ponto mais importante para garantir um dia produtivo. Tenha em mente que quando tudo é prioritário, nada realmente o é. Experimente criar vários níveis de prioridades (Ex: P1, P2 e P3) e atribua um código para cada tarefa.

2. Organize o seu espaço de trabalho

Por organização do espaço de trabalho entenda-se a secretária e o desktop do seu computador. Um computador com vários documentos soltos no ecrã ou uma secretária cheia de papéis perdidos podem resultar na perca de tempo.

3. Evite o multitasking

Apesar de o objetivo ser aproveitar o tempo ao máximo, executar tarefas em simultâneo pode ser contraproducente. Segundo a revista Forbes, o multitasking pode reduzir a produtividade até 40%, pois o cérebro apenas se consegue concentrar numa coisa de cada vez. É importante manter a disciplina e focar a sua atenção exclusivamente a uma tarefa e assim que terminar, estará pronto para realizar a próxima.

4. Faça uma lista de tarefas para o dia seguinte

De forma a maximizar a sua organização e, por conseguinte, diminuir a sua ansiedade, poderá ser extremamente útil fazer listagens de tarefas. Telefonemas que tem que fazer, e-mails que terá que enviar, reuniões em que terá que participar, tudo isso pode ser apontado numa pequena nota no final de cada dia.

Na manhã seguinte terá já antecipado parte do trabalho e conseguirá começar o dia com maior discernimento sobre quais as tarefas que merecem uma maior atenção.

5. Não se deixe frustrar se não conseguir cumprir todas as tarefas

Apesar de todos os seus esforços, é natural que nem sempre consiga concluir todas as tarefas listadas conforme planeado. Nestas situações é importante não se recriminar demasiado e procurar ajustar, se possível, o seu volume de trabalho. Existirão sempre “picos” de maior trabalho que irão romper as suas previsões - encare estes momentos com normalidade.

Em casa

6. Defina um espaço de trabalho ideal

Trabalhar a partir de casa apresenta alguns desafios distintos. Encontrar o local ideal para executar as suas tarefas é, em particular, algo determinante para a sua produtividade. Procure uma área mais calma, arrumada e que seja exclusiva para a sua atividade profissional. Tente ao máximo não misturar ambientes de relaxamento.

7. Implemente uma rotina de início de dia

A primeira hora do dia de trabalho é uma das mais importantes, pelo que deve criar uma rotina matinal que promova o seu sucesso ao longo do dia. Evite iniciar o dia de trabalho em stresse, tome o pequeno-almoço com calma e pratique algum exercício físico. Desta forma irá maximizar os seus níveis de energia logo pela manhã.

8. Faça pausas regulares

Quando trabalhamos a partir de casa temos menor necessidade de nos movimentarmos. Não nos levantamos para ir ter com colegas ou para ir almoçar fora, pelo que acabamos por ficar demasiado tempo sentados na cadeira. Para combater esta situação e aumentar a sua produtividade, é fundamental definir alguns tempos de paragem “obrigatórios”. Durante estes períodos de 10 ou 15 minutos deve procurar movimentar-se e distrair a sua mente com outros assuntos.

É possível trabalhar melhor

O reforçar da sua produtividade é uma estratégia benéfica não só para a sua empresa, mas também para o seu próprio bem-estar. Através da implementação de alguns processos simples e de uma melhor gestão do seu tempo será capaz de dar uma resposta mais capaz a qualquer desafio do quotidiano profissional.